人事評価制度がうまくいくかは制度そのもののより運用の方が大切だと言うことは度々お伝えしています。その、運用の中でも特に重要な役割を果たすのが面談です。

人事評価制度における面談と聞いて、「あー、部下と目標とか決める面談ね。」とか、「評価をするときとか決まった評価を伝える期末の面談か。」と思った方は要注意。これらの面談ももちろん重要ですが、それだけでは足りません。こういった期初や期末の面談も大切ですがそれ以上に大切なのが期中の面談です。

面談の重要性１

人事評価制度は重要度は高いが緊急度は低い業務です。最悪やらなくても日々の業務はまわります。そのため、日々降りかかる緊急度の高い業務に時間や意識を奪われてしまう傾向があります。

新しい評価制度を構築した直後や、期初に目標をたてた直後は、まだまだ頭の中に人事評価制度のことがしっかりあって、気持ちも高まっています。しかしひとたび日々の業務に入ると、少しずつ気持ちの高まりも失われていきます。そしていつの間にか忘れてしまうでしょう。

面談はそれを防ぐ効果があります。落ちてきた人事評価制度に対する気持ちを面談をすることで再度引き上げるのです。あなたの会社では人事評価制度に対する気持ちはどの程度の期間持続できるでしょうか。

人事評価制度が各自の具体的な行動として表れなくなったら要注意です。例えば、個人目標を例にすると、期初に目標をたてた直後は、立てた目標が頭の中にちゃんと残っており、目標達成に向けた具体的な行動をとると思います。しかしそれもほっておくと徐々に忘れていき、いつの間にか自分がたてた目標を忘れてしまうでしょう。

また、評価項目に関しても同様で、評価シートに書かれていることを日々意識しながら具体的な行動として実践しようと思うと、評価項目を常に頭の中に置いておく必要があります。

一方、評価者目線ではどうでしょうか。評価者の役割のひとつとして、被評価者の働きぶりを観察するというものがあります。評価者が目標達成に向けてちゃんと進んでいるのか、評価項目に書かれている行動を日々実践できているか、ちゃんと観察し、フォローし、フィードバックします。しかし残念ながらこれもよほど意志の強い人で無い限り日常業務におされて徐々に意識が薄らいでいきます。

面談の重要性２

面談は、その時点より過去の行動をふり返り、よかったことはさらに、よくなかったことは改善することで、その時点より未来の行動をより良いものにするという性質があります。

つまり面談は、被評価者の行動がより良くなり、成長の機会となるということです。

そう考えると、面談の回数は少ないより多い方がいいというのは容易に想像できるかと思います。例えば、面談が１年に１回のA社と、１ヶ月に１回のB社を比べてみましょう。A社の社員は１年に１回面談をすることで、１年をふり返り次の１年に備えます。つまり面談というポイントのみで考えると社員が成長する機会は１年に１回です。B社は１ヶ月に１回面談をしていますので、社員が成長する機会が毎月あるということになります。つまり、B社はA社の12倍の成長スピードになる可能性があるということです。

加えて、過去1年という期間をどれだけ覚えているでしょうか。また、面談で話したことをその先1年覚えているでしょうか。さらに、1年という期間は周囲の様々な状況が変わる可能性があります。そう考えると、そもそも1回の面談の効果もA社とB社では違うということになります。

面談の重要性３

今回取り扱っている面談は人事評価制度における面談です。そのため、最終的に評価者は被評価者の評価をする必要があります。このときも面談の数が重要になってきます。

同じく前述のA社とB社を比べてみましょう。

A社は面談が１年に１回でした。そのため例えば期末に面談をしてその１年の評価をすることになります。さて、評価者は被評価者の過去１年の仕事ぶりを覚えているでしょうか。おそらくそんな記憶力を持ち合わせた人はいないのではないでしょうか。そのため、面談に近い覚えている範囲の期間や、全体の印象で評価するしかなくなってしまいます。しかしそれをしてしまうと、被評価者にとっては納得のいかない評価結果になってしまいます。

B社はどうでしょうか。１か月に１回面談をしているため、その記録が残っているとしたらどうでしょう。記録は記憶よりも確かです。仮にA社と同じ様に１年間を振り返るにしても、記録が残っているため、より現実にあった評価ができ、被評価者にとっても納得のいく結果になりやすい傾向があります。

まとめ

今回は、面談の重要性を３つあげました。

では結局、面談の頻度はどの程度が最適なのでしょうか。それに関しては、以下の無料レポートで取り上げていますので是非お読みください。